Персональный WIP-лимит

Персональный WIP-лимит - это ограничение количества незавершенной работы установленное непосредственно на человека. Такие вещи вы могли часто встречать в организациях, которые даже и не пробовали у себя использовать Канбан Метод, например: в проектных компаниях вполне может быть регламент, который предписывает максимальное количество проектов, которые может вести проектный менеджер. В консалтинговом бизнесе такой способ ограничения количества незавершенной работы тоже может быть полезен, например:

• Консультант не может вести более трех тренингов одновременно;
• Консультант не может вести более двух консалтинговых проектов одновременно.

Если вас смутило, как консультант может вести три тренинга одновременно, возможно вам стоит перечитать статью о незавершенной работе.

Мультизадачность с одной стороны дает нам возможность загрузить себя работой так, чтобы не простаивать, а с другой стороны увеличивает количество контекстных переключений, что увеличивает длительность работы. При переключении между разными работами вам всегда приходится вспоминать:

• что вы делали?
• зачем вы это делали?
• на чем вы остановились?
• что надо сделать следующим?
• что для этого понадобится?

Частые переключения между разными работами увеличивают длительность каждой работы на время, за которое вы вспоминаете и даете себе ответы на вышеперечисленные вопросы, а сколько этого времени будет вы вполне можете посмотреть сами поиграв в небольшую игру.

Людям присуще желание стартовать, а не завершать работу. Чтобы поощрить себя запуском чего-то нового и интересного надо завершить что-то старое и это фокусирует человека на завершении.

Завершение работы дает некоторое психологическое вознаграждение за проделанную работу, достигнутую цель, а также мотивирует продолжать.

Вы возможно слышали, что канбан - это про вытягивающие процессы и WIP-лимиты призваны сделать процессы вытягивающими. Так вот это все не про персональный WIP-лимит. В вашей производственной системе есть процесс пополнения и этот процесс отчужден от процесса загрузки людей работой, т.е. у нас может быть принято обязательство в работу, но никто еще не начал работу с новым рабочим элементом. Также, при передаче работы с одного этапа на другой, рабочий элемент может оказаться не назначенным никому. Следовательно, в нашей в производственной системе может быть много работы, которой никто не занимается и ее количество не ограничено. Например: обслуживают производственную систему 2 человека. Процесс работы этих двух человек последовательный и у каждого персональный лимит по 3 рабочих элемента. А в производственной системе может находиться более чем 6 рабочих элементов и это не контролируется никак. Мы можем набрать в систему работы, которая:

• ожидает, пока ее возьмет в работу первый человек;
• может лежать много работы, которую первый человек закончил, а второй еще не взял.

По причине того, что в производственной системе может быть больше работы чем емкости людей, которая ограничена персональным WIP-лимитом, мы можем утверждать, что в производственной системе может находиться работа, которая будет ожидать внимания исполнителей сколь угодно долго и нет никакой системы контроля, которая позволит избегать данных задержек. Следовательно процесс не будет предсказуем.

Проще всего просто посмотреть, сколько незавершенной работы есть у человека и ограничить это количество текущим значением. Неплохо будет комбинировать эту практику с практикой визуализации незавершенной работы (если вдруг вы это не делали). Если вы даже что-то забыли и есть еще несколько незавершенных дел - они всплывут в памяти, вы их зафиксируете на доске и это лишь отсрочит дату когда можно будет стартовать новую работу.

Для понимания необходимости пересмотра лимита вам нужно событие. Это будет либо статусное собрание (если вы действуете в рамках производственного процесса в группе людей/команде), либо регулярная персональная проверке статуса работ. Если в течение данного события вы регулярно находите работу, которая не заблокирована и по ней может быть продолжена работа, но у вас не доходят до нее руки - следовательно это сигнал к тому, что у вас слишком много незавершенной работы и лимит нужно снизить, иначе работа слишком много времени находится в ожидании вашего внимания и демотивирует вас своим наличием. Если у вас ситуация наоборот, слишком много остается свободного времени, то вы можете направить его на саморазвитие, совместную работу с другими людьми, а можете рассмотреть вопрос увеличения лимита.

Конечно есть! Вы могли бы сделать распределение своей емкости, например по типам работ(в будущем будет ссылка на статью про типы работ). Вспомним вышеописанный пример с консультантом, он может вести не более 5 активностей, при этом 3 из них - это тренинги, а 2 из них - это консалтинговые проекты. Вы можете сделать точно также.

Вы могли бы распределить свою емкость по классам обслуживания (в будущем будет ссылка про классы обслуживания). Для простоты рассмотрим, что у вас есть три класса обслуживания (читай три паттерна поведения):

• Ускоренный. Вы делаете работу в режиме - бросай все и делай только это!
• Стандартный. Вы просто делаете работу по очереди.
• Нематериальный. Вы делаете работу по остаточному принципу, если будет свободное время.

Для примера предположим, что у вас персональный WIP-лимит равен 5 и мы эти 5 распределим так:

• Мы будем один слот из этих 5 держать под срочную работу, работу по классу обслуживания “Ускоренный”, для того, чтобы чинить какие-то аварийные ситуации;
• Три слота мы заложим для “Стандартного” класса обслуживания, где мы просто будем делать работу по мере освобождения и по очереди;
• Один слот мы заложим для класса обслуживания “Нематериальный”, для того, чтобы заниматься какой-то методической работой, когда есть лишнее время.

Также можно распределять емкость по заказчикам, по сферам деятельности, по компонентам и много чему еще, и конечно можно эти распределения емкости комбинировать, но оставим тут вам возможность для проявления фантазии.
Удачи в имплементации.